Protocolo de visitantes e entregas

Definições essenciais

Identificação

Processo de associar a solicitação a uma pessoa ou prestador por meios proporcionais ao contexto; não equivale, por si só, a permissão de entrada.

Autorização

Decisão de quem possui competência para permitir um acesso específico, com finalidade, local, período e condições definidos.

Confirmação independente

Verificação por cadastro, responsável ou canal previamente confiável, e não apenas por telefone, link ou contato fornecido pelo próprio solicitante.

Encerramento do acesso

Baixa da entrada após saída, entrega ou fim do prazo, com recolhimento ou invalidação de credencial temporária e registro de pendências.

Sete etapas de uma decisão rastreável

O fluxo deve ser escrito para o local concreto: quem pode autorizar, quais áreas podem ser acessadas, como funciona fora do horário, que alternativa acessível existe e quem recebe uma exceção. A sequência abaixo evita que o operador use familiaridade, pressa ou aparência como substitutos da regra.

1. Receber a solicitação sem liberar a barreira e perguntar nome, destino e finalidade necessários.
2. Identificar a categoria do acesso: visitante, prestador agendado, entrega, serviço público ou emergência.
3. Consultar cadastro, ordem de serviço ou responsável pelo canal previamente definido.
4. Comparar autorização, identidade apresentada, horário, destino e condições sem coletar dados excessivos.
5. Liberar somente o percurso e o período autorizados, ou manter bloqueado e escalar se houver divergência.
6. Orientar regras aplicáveis e registrar apenas os dados necessários para segurança e prestação de contas.
7. Confirmar saída ou conclusão, recolher credencial temporária e registrar anormalidades objetivamente.

Visitante, prestador e entrega não pedem a mesma decisão

Padronização não significa tratar todos os acessos de modo idêntico. A finalidade muda quem autoriza, o local necessário e o momento de encerramento. Critérios devem ser objetivos, previamente comunicados e aplicados sem discriminação.

Registrar para uma finalidade, não por hábito

Nome, documento, imagem, placa, unidade visitada e horários podem ser dados pessoais. A LGPD exige finalidade, adequação, necessidade, transparência e segurança. Isso significa justificar cada campo, limitar quem consulta, definir retenção e descarte e oferecer as informações de privacidade aplicáveis.

Fotocopiar documento, fotografá-lo em celular pessoal ou compartilhar lista de visitantes em grupo informal cria novas cópias e riscos. Nem toda operação precisa do número completo do documento. O controlador deve escolher dados e prazo proporcionais à finalidade e à base legal do contexto, com orientação competente.

• Cada campo possui finalidade explícita e base legal avaliada pelo controlador?
• A pessoa recebe informação clara sobre tratamento e canal para direitos?
• Somente funções autorizadas consultam ou alteram o registro?
• O sistema registra acesso administrativo e protege exportações?
• Existe prazo de retenção justificável e descarte seguro?
• Celulares pessoais, planilhas abertas e grupos informais foram excluídos do fluxo?

Divergência exige retorno ao procedimento

O GSI descreve engenharia social como manipulação que explora erro humano e observa que mensagens fraudulentas podem usar urgência, autoridade, promessa ou ameaça. Em uma portaria, saber nomes ou oferecer um telefone para confirmação não prova autorização. Use o contato cadastrado ou outro canal independente.

Se identidade, horário, ordem ou autorização não coincidem, informe que a condição está pendente, mantenha o acesso bloqueado e escale. Não acuse a pessoa de fraude e não revele se alguém está presente. Em ameaça atual, afaste-se, preserve a barreira se for seguro e acione o plano e o serviço público competente; não confronte nem persiga.

Checklist antes de colocar o protocolo em uso

Um documento só funciona quando as pessoas, os canais e a tecnologia correspondem ao que ele prevê. Testes devem incluir horário noturno, queda de sistema, responsável não localizado, pessoa sem aplicativo e necessidade de acessibilidade.

• Responsáveis e substitutos por autorização estão nomeados por função?
• Contatos são mantidos em cadastro confiável e atualizados?
• Entregas possuem local, horário e regra de recusa definidos?
• Acessibilidade e alternativas a meios exclusivamente digitais foram previstas?
• Falha de energia, internet, interfone ou fechadura possui contingência segura?
• Incidentes indicam quem acionar, sem exigir confronto da portaria?
• Treinamento e simulação verificam se o fluxo é executável sem improviso?